Come organizzare la tua giornata per pianificare il tuo successo

Per pianificare il proprio successo bisogna cominciare dalle piccole cose che fanno la differenza.

Se sei sempre spossato a causa del lavoro è possibile che stai gestendo male il tuo tempo. Ma la buona notizia è che è (abbastanza) facile poter pianificare i tuoi orari e ottenere un buon successo!

“Riceviamo una marea di materiali (lettere, email, testi, telefonate, le chiamate del capo che ha bisogno del tuo supporto, scadenze, progetti. Non c’è da stupirsi che molti di noi gettano la spugna e si sentono esasperati. Ma cambiare si può!

La soluzione non è fare di più. Non possiamo essere tutti multitasking, e molti di noi che lo sono, non lo vorrebbero neanche essere. La soluzione è fare quello che dobbiamo in modo veloce ed efficiente. Ecco come.

  1. TIENI SULLA SCRIVANIA SOLO 4 ATTIVITÀ

Fai pulizia di appunti disordinati e di post-it, di spillatrici e nastri adesivi, e anche di quella tazza con dentro 50 penne. Lascia il tuo spazio solo per il computer, un vassoio per le comunicazioni in entrata e la lista del “to-do”. Il tuo spazio di lavoro dovrebbe essere così. Per le fare le cose bene, hai bisogno di spazio.

  1. PREPARA UNA LISTA DIGITALE DEL “TO-DO”

Cerca di redigere la lista in digitale e non più in versione cartacea. Perché? La versione in digitale ti permette di modificarla facilmente, fare ricerche che possono facilitare e velocizzare le tue attività.

  1. PRENDITI 15 MINUTI ALLA FINE DI OGNI GIORNATA

No, questi 15 minuti non servono a rilassarti o a tirare un sospiro di sollievo prima di uscire. Servono per pianificare il tuo successo per la giornata successiva. Servono a sistemare le idee e le attività ancora in sospeso: mettere ordine alle scartoffie, portare le pratiche negli altri uffici, cestinare dove necessario, riscrivere la tua lista “to-do”. E quando tornerai al lavoro il giorno dopo, il tuo spazio di lavoro sarà già pulito e improntato efficacemente alla nuova giornata.

  1. PROGRAMMARE L’ORGANIZZAZIONE O IL TEMPO

Ma non aspettare la fine della giornata per procedere con l’organizzazione. Altrimenti ti serviranno ben più di 15 minuti poi alla fine della giornata. Durante la giornata, anche 10 minuti possono fare la differenza. Quando pianifichi un pranzo o una riunione, ci vai, giusto? Aggiungi allo stesso modo sulla tua agenda gli appuntamenti per la tua organizzazione. Puoi anche telefonare mentre lo fai: basta mettere il telefono in vivavoce.

  1. MEMORIZZA E RIPETI LE ATTIVITÀ CHE RICORRONO REGOLARMENTE

Ogni lavoro ha progetti o attività che si ripetono ogni anno allo stesso momento. E ogni lavoro ha piccole attività che hanno bisogno di essere ripetute ogni settimana oppure ogni mese.

Ecco, attività automatizzate possono essere tue amiche. Impostare modelli di lettere da copiare e incollare aiuta a risparmiare il tempo della scrittura e dell’elaborazione.